Como aumentar la productividad en el trabajo

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En los tiempos actuales, ser productivo se está convirtiendo en una necesidad. La productividad y eficacia, no se aprende en la Universidad, son disciplinas que se aprenden con el ensayo-error. En mi experiencia personal, he tratado con varios métodos, en aras de conocer aquellos aspectos que te hacen perder tiempo. Hoy nos centraremos en como aumentar la productividad en el trabajo.

Productividad en el trabajo ¿Cómo mejorarla?

Uno de los aspectos más importantes para ser productivo, es tener la capacidad de vaciar tu mente. Para vaciar tu mente de gestiones y tareas pendientes por hacer, la mejor fórmula que  he encontrado es anotar cada nueva tarea o gestión, según la recibo, la anoto o bien en una agenda (me gustan mucho las tipo moleskine), o a través del Telefono-tablet con múltiples APP que sirven para este destino. A mí me gusta mucho todoist (sobretodo por su sencillez de utilización), pero hay muchas mas como evernote, wunderlist y muchas más.

La clave es gestionar  de forma rápida tus bandejas de entrada.  Las bandejas de entrada pueden ser, correo ordinario, correo electrónico, llamadas de teléfono, reuniones…etc.  Veamos cómo gestionar estas bandejas de entrada para ser más productivos en el trabajo:

Como regla general, si la acción a realizar no lleva más de 3-5 minutos, lo mejor es hacerla directamente y olvidarte de ella.

Revisa el correo ordinario (cartas) a diario, las que no sean de utilidad, directamente a la papelera, el resto o bien se archiva en su carpeta correspondiente o si implica alguna tarea, se anota en tu agenda.

Respecto al correo electrónico, no es positivo revisarlo constantemente, yo lo reviso a primera hora de la mañana y a primera de la hora de la tarde. Elimina los correos no útiles y resuelve los que impliquen menos de 5 minutos. El resto de correos que implican gestiones o tareas, se anotan en la agenda.notebook-254335_960_720

En cuanto al teléfono, procura tener llamadas breves de no más de 5 minutos, Utiliza técnicas para cerrar las conversaciones y evita rodeos en las conversaciones. Tono educado pero directo.

Estas acciones liberan nuestra mente de tensiones y estrés mental. A partir de aquí, una vez a la semana es necesario hacer un plan semanal, proyectando en primer lugar los temas más importantes y urgentes, seguidamente los  temas importantes pero no urgentes  y finalmente los temas urgentes pero no importantes. Esta clasificación es importante y debes saber identificar a que categoría pertenece cada acción. En mi caso, realizo un plan semanal los domingos, pero este es flexible y cada mañana después de desayunar lo reviso y lo modifico si es preciso. No es bueno ser “encorsetado”, trata de fluir con los imprevistos.

Tu agenda semanal no solo debe reflejar tu trabajo, es bueno que proyectes tus planes personales para la semana, el día debe cubrir todos los aspectos (personales y profesionales) ya que uno es verdaderamente productivo cuando puede  cubrir todas las parcelas de su vida, en otro caso habría un desequilibrio.

Una vez tenemos todo recopilado y planificado, tenemos que llegar a la acción…”hacer”. La mejor forma de hacer las cosas, es de una en una, y hacerlas de una en una no es atender teléfono y correo electrónico mientras estas con otro tema, ya que esto dilata las tareas y éstas no llegan a completarse. feliz-trabajo1

Procura empezar el día con una tarea o gestión importante, de este modo aunque surjan imprevistos habrás realizado ya algo importante en el desarrollo de tu trabajo. Una vez realizada la tarea o la parte que te hayas propuesto procura recompensarte y motivarte por la acción realizada. Nada satisface más que eliminar una tarea pendiente de la agenda.

Intenta ser organizado, la mesa de trabajo siempre despejada, procesa cada documento o papel que recibas para evitar acumular documentación pendiente en tu mesa de trabajo.

Me gustaría recalcar que busques la sencillez en el sistema, cuanto más se complique más trabajo cuesta llevarlo al día y finalmente el sistema se convierte en una carga que da más trabajo que beneficio. Por ejemplo puedes distribuir tu agenda de este modo:  por trabajo, personal, recados, llamadas, algún día.

Por último es importante que revises cada cierto tiempo tus objetivos o planes, ya que estos son tu verdadero motor y nunca debes perder el foco del verdadero objetivo (objetivos de vida tanto personales como profesionales).

Tu puedes hacer de estas ideas, hábitos que incorpores a tu vida, de este modo  tu productividad en trabajo aumentara considerablemente. Asimismo puedes apoyarte en suplementos, vitaminas para mejorar la memoria y concentración, como Pandora de BestMe Lab, que te darán una mayor energía mental y motivación, lo que ayudará a mejorar tu productividad.

 

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